Hinweisgeberschutz innerhalb der Rotterdam-Gruppe
Ein regelkonformes Verhalten hat für die gesamte Rotterdam-Gruppe (nachfolgend Rotterdam genannt) in allen Bereichen höchste Priorität. Das Vertrauen unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Kundinnen und Kunden sowie Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner fußt auf Integrität, Vertrauen, Fairness und Regeltreue. Damit wir diesen Ansprüchen jederzeit gerecht werden können, ist es wichtig, von potenziellem Fehlverhalten rechtzeitig zu erfahren und dieses abzustellen.
Aus diesem Grund hat Rotterdam ein Hinweisgebersystem eingerichtet, das Ihnen die Möglichkeit bietet, Hinweise (auch anonym) zu melden. Ein faires Hinweisgebersystem ist ein wichtiges Instrument. Es hilft, Rechts- und Regelverstöße schnell aufzudecken, diese ohne Verzögerung zu untersuchen und bewiesenes Fehlverhalten zu beenden.
Es ist uns sehr wichtig zu betonen, dass es nicht um falsche Beschuldigungen geht. Vielmehr möchten wir unsere Unternehmen verbessern. Eine offene Wertekultur, das rechtzeitige Erkennen von Verstößen betrieblicher Vorgaben und der Schutz von Hinweisgebern steigern das Vertrauen in unsere Beschäftigten und Rotterdam.
Wer gehört zur Rotterdam-Gruppe?
Für folgende Unternehmen bzw. über diese kann eine Meldung abgegeben werden:
Abgabe der Meldung - Form und Inhalt
Damit Ihre Meldung angemessen bearbeitet und untersucht werden kann, ist es wichtig, dass sie so konkret wie möglich ist. Hilfreich ist, wenn Sie bei Ihrer Meldung die fünf W-Fragen berücksichtigen: Wer? Was? Wann? Wie? Wo?
Bitte achten Sie als Hinweisgeberin oder Hinweisgeber darauf, dass Ihre Beschreibungen auch von fachfremden Personen nachvollzogen werden können. Es ist hilfreich, wenn Sie für weitere Fragen zur Verfügung stehen.
Beispiele für Verstöße
Beispiele für Regelverstöße sind Veruntreuung, Diebstahl, Korruption, sexuelle Belästigung, Diskriminierung (z.B. aufgrund des Geschlechts), Nichteinhaltung von gesetzlichen Vorgaben oder auch das Handeln gegen Produktrechte.
Meldewege
Sie können potenzielles Fehlverhalten auf folgenden Wegen melden:
- Per E-Mail:
hinweisgebermeldestelle@kanzleiprellwitz.de - Per Post:
Hinweisgeberstelle ROTTERDAM
c/o Kanzlei Prellwitz
Kurt-Schumacher-Str. 7
40764 Langenfeld
Bearbeitung von Meldungen
Rotterdam hat sich dem Schutz von Hinweisgebenden verpflichtet. Aus diesem Grund wurde die interne Meldestelle eingerichtet, um Hinweise unabhängig zu bearbeiten.
Herr Rechtsanwalt Prellwitz fungiert als interne Meldestelle und ist als neutraler, unabhängiger Mittler im Einsatz. Er nimmt Ihre Meldungen zu potenziellem Fehlverhalten entgegen und prüft, ob diese plausibel und stichhaltig sind (Plausibilitätsprüfung).
Bei Bedarf und Kenntnis der Identität des Hinweisgebenden bleibt Herr Rechtsanwalt Prellwitz mit dem Hinweisgebenden in Kontakt und kommuniziert laufend. Zur Ermittlung und Aufklärung eines Sachverhaltes leitet Herr Prellwitz auch Informationen an die Entscheidungsträger von Rotterdam weiter.
Vertraulichkeit und Anonymität
Alle Meldungen werden durch Herrn Rechtsanwalt Prellwitz vertraulich behandelt. Sie als hinweisgebende Person entscheiden selbst, ob Sie Rotterdam gegenüber Ihre Identität preisgeben möchten oder nicht. Herr Prellwitz stellt zu jedem Zeitpunkt sicher, dass Meldungen von Hinweisgebenden, die nicht identifiziert werden möchten, anonymisiert weitergeleitet werden.
Unschuldsvermutung
Es ist wichtig zu betonen, dass solange ein Verstoß nicht nachgewiesen ist, die Unschuldsvermutung für alle Beteiligten gilt.
Durch dieses Hinweisgebersystem möchten wir das Vertrauen in unsere Beschäftigten und die Rotterdam-Gruppe stärken und kontinuierlich besser werden.